研修会申請・参加受付方法について

従来、単位認定団体による研修会申請について、当学会の承認後に当日ご使用いただく受付ソフトを格納したUSBを貸し出し、参加受付をしていただいておりましたが、個人情報取り扱いの観点から、研修会参加受付をシステム化いたしました。システム概要はこちら から。

今後は、研修会承認後、単位認定団体は研修会受付システムを利用いただき、認定団体より参加者情報をWEB上でアップロードいただくことになります。

研修会申請から研修会終了後までの流れを下記にまとめましたので、ご一読の上、研修会申請をお願いいたします。

また、Q＆A もまとめておりますので、ご確認をお願いいたします。

研修会申請～研修会終了後までの流れ

１）研修会の申請（従来通り）【現地開催・WEB開催同様】

単位対象学会（あるいは研究会、研究会等）の開催日の6週間前までに、その学会等の「プログラム」と「研修会申請書」を提出してください。

【研修会申請書（下記よりダウンロードし、ご使用ください）】
※従来の単位機材貸出申請書とは様式が異なりますので、必ずこちらをご使用ください。
※現地開催・WEB開催を併用するハイブリッド開催でも1つの様式で提出可能です。
・A/B群用 研修会申請書 
・C群用 研修会申請書 
・【記載例】 研修会申請書 

【研修会申請書・プログラム提出先】
e-mail : senmondantai@jspn.or.jp  

２）研修会承認通知（従来より変更あり）

研修会申請の審査承認後に、研修会申請書に記載されたメールアドレス宛に研修会承認通知・研修会受付システムURL・アクセスキーを配信します。

差出人メールアドレス、メール件名は下記の通りです。差出人メールアドレスについては、迷惑メール設定を事前に解除いただけますようお願いいたします。
・差出人メールアドレス：send@system.jspn-member.jp
・メール件名：
＜重要＞【日本精神神経学会】　研修会審査承認ならびに研修会受付・単位　登録の流れについて

３）事前準備～研修会終了後（従来より変更あり）

※現地開催、WEB開催併催のハイブリッド開催の場合は、現地開催・WEB開催それぞれの手続きを行ってください。

【現地開催の場合】

①【現地】研修会受付システムのダウンロード・インストール、動作テスト
 　研修会承認通知に記載されたURLより研修会受付システムメニューにアクセスし、【現地】研修会受付システムをダウンロード・インストールの上、
メ研修会開催日より3営業日前までには必ずテストを行ってください。
（土日のご質問には対応できません。必ず事前に確認を行ってください）

【現地開催用】研修会受付システムダウンロード・インストールマニュアル　 

＜テストにあたって準備いただくもの＞
・研修会当日使用するPC（動作環境：Windows 7、Windows 8（8.1）、Windows 10）
・インターネット環境（有線LAN推奨）
・テストカード（研修会受付システムメニューより）
・バーコードリーダー【ＮＷ－７（ＣＯＤＡＢＡＲ）規格のもの】
※    従来バーコードリーダーをお貸出しておりましたが、今後は単位認定団体にご準備いただけますようお願いいたします。

②【現地】研修会受付システムによる参加者受付 
事前にダウンロードした研修会参加受付システムを起動し、日本精神神経学会の会員カードをバーコードリーダーで読み取りもしくは手動で会員番号を入力することで、研修会参加受付システムに参加が記録されます。
※万が一、当日システムが起動しない等の不具合が発生した場合は、紙面の参加記録票に参加者を記録し、後日研修会参加受付システムに手動入力をお願いいたします。紙面の参加者記録表　 
【現地開催用】研修会参加受付システム操作マニュアル　 

③研修会終了後に参加者データファイル作成、アップロード
研修会終了後、研修会参加受付システムより参加者データファイル（ZIPファイル）を作成の上、研修会承認通知に記載されたURLより研修会受付システムメニューにアクセスし、現地参加者情報アップロード画面よりファイルをアップロードしてください。
【現地開催用】参加者データアップロードマニュアル　 

【注意事項】
・個人情報保護の観点から、研修会終了後、5営業日以降は研修会参加受付システムが起動しなくなります。研修会終了後、速やかに参加者データファイルをアップロードしてください。
・研修会で複数端末を使用して参加受付をした場合、必ず全ての研修会参加受付システムより参加者データファイルを作成し、全てのファイルを漏れなくアップロードしてください。

【WEB開催の場合】

①    WEB研修会参加者情報リストの準備
研修会承認通知に記載されたURLより研修会受付システムメニューにアクセスし、WEB研修会参加者情報リスト（EXCELファイル）をダウンロードしてください。

② 当日運営ならびにWEB研修会参加者情報リスト様式の作成　
参加者の情報をWEB参加者情報リストの様式（EXCELファイル）に転記してください。
【WEB開催用】参加者データ作成・アップロードマニュアル　 
※使用するWEB研修会のシステムについては、主催団体に一任しますが、単位登録には日本精神神経学会会員番号（5桁）が必須、会員氏名（漢字）または会員氏名（カナ）が必須となりますので、必ず取得の上、WEB研修会参加者情報リスト様式に転記してください。
※バーコードリーダーでの会員カード読み取りは不要となります。

③ WEB研修会参加者情報リストのアップロード　
WEB研修会終了後、研修会承認通知に記載されたURLより研修会受付システムメニューにアクセスし、WEB参加者情報アップロード画面よりWEB研修会参加者情報リストをアップロードしてください。

【研修会申請についてのお問い合わせ】
公益社団法人日本精神神経学会
単位認定団体担当
e-mail: senmondantai@jspn.or.jp